Organisation von Eigentümerversammlungen – Professionell und rechtssicher
Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Entscheidungsgremium Ihrer WEG. Wir organisieren und leiten Ihre Versammlung professionell – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung und Beschlussumsetzung.
Die jährliche Eigentümerversammlung ist das zentrale Entscheidungsgremium jeder Wohnungseigentümergemeinschaft. Hier werden wichtige Beschlüsse zu Finanzen, Instandhaltung und Modernisierung gefasst. Die Verwalterexperten organisieren Ihre Eigentümerversammlung professionell, rechtssicher und effizient. Von der Terminfindung über die fristgerechte Einladung bis hin zur Durchführung und Protokollierung – wir sorgen dafür, dass Ihre Versammlung reibungslos abläuft und alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
Moderne Eigentümerversammlungen bieten heute mehr Flexibilität als früher. Wir organisieren auf Wunsch auch hybride Versammlungen, bei denen Eigentümer wahlweise vor Ort oder online teilnehmen können. Dies erhöht die Teilnahmequote erheblich und ermöglicht es auch Eigentümern, die weiter entfernt wohnen oder beruflich verhindert sind, aktiv mitzuwirken. Die technische Durchführung übernehmen wir selbstverständlich, sodass Sie sich voll und ganz auf die inhaltlichen Themen konzentrieren können.
| Leistung | Beschreibung | Ihr Vorteil |
|---|---|---|
| Professionelle Beratung | Individuelle Beratung zu allen Verwaltungsfragen | Kompetente Unterstützung bei Entscheidungen |
| Digitales Portal | 24/7 Zugriff auf alle Dokumente über etg24 | Maximale Transparenz und Flexibilität |
| Persönlicher Service | Feste Ansprechpartner für Ihre Anliegen | Vertrauen durch persönlichen Kontakt |
Die Eigentümerversammlung – Herzstück der WEG
Die Eigentümerversammlung ist das wichtigste Organ einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Hier werden alle wesentlichen Entscheidungen getroffen:
- Beschlussfassung über den Wirtschaftsplan
- Abnahme der Jahresabrechnung
- Bestellung oder Abberufung des Verwalters
- Beschlüsse über bauliche Veränderungen
- Genehmigung von Modernisierungsmaßnahmen
- Änderungen der Gemeinschaftsordnung
- Alle sonstigen die Gemeinschaft betreffenden Angelegenheiten
Mindestens einmal jährlich muss eine ordentliche Eigentümerversammlung stattfinden. Bei wichtigen Angelegenheiten können auch außerordentliche Versammlungen einberufen werden.
Ablauf einer professionell organisierten Eigentümerversammlung
Phase 1: Vorbereitung (4-6 Wochen vor der Versammlung)
1. Terminplanung
- Festlegung eines geeigneten Termins
- Buchung von Räumlichkeiten (wenn nicht im Objekt)
- Berücksichtigung gesetzlicher Fristen
2. Erstellung der Tagesordnung
- Zusammenstellung aller zu behandelnden Themen
- Berücksichtigung von Eigentümer-Anträgen
- Logische Strukturierung der Agenda
3. Unterlagenerstellung
- Jahresabrechnung mit allen Anlagen
- Wirtschaftsplan für das kommende Jahr
- Protokoll der letzten Versammlung
- Angebote für geplante Maßnahmen
- Alle weiteren relevanten Dokumente
4. Einladung der Eigentümer
- Fristgerechte Einladung (mind. 2 Wochen vorher)
- Vollständige Tagesordnung
- Ort, Datum und Uhrzeit
- Hinweis auf Bevollmächtigungsmöglichkeit
- Bei hybriden Versammlungen: Zugangsdaten für Online-Teilnahme
5. Versand der Unterlagen
- Rechtzeitiger Versand aller Unterlagen
- Digital über das etg24-Portal
- Auf Wunsch auch in Papierform
Phase 2: Durchführung (am Versammlungstag)
1. Vorbereitung vor Ort
- Aufbau der Technik (bei hybriden Versammlungen)
- Bereitstellung von Anwesenheitslisten
- Ausgabe von Stimmkarten (bei großen WEGs)
- Check der Online-Verbindung
2. Versammlungsbeginn
- Begrüßung der Eigentümer
- Feststellung der Beschlussfähigkeit
- Wahl des Versammlungsleiters (meist der Verwalter)
- Wahl des Protokollführers
- Genehmigung der Tagesordnung
3. Abarbeitung der Tagesordnung
- Punkt für Punkt durchgehen
- Erläuterungen zu jedem Thema
- Diskussion ermöglichen
- Bei Bedarf: Pausen einlegen
4. Beschlussfassungen
- Formulierung klarer Beschlussvorschläge
- Abstimmung nach Miteigentumsanteilen
- Bei Präsenzversammlungen: Handzeichen
- Bei hybriden Versammlungen: Digitale Abstimmung
- Dokumentation des Abstimmungsergebnisses
5. Protokollierung
- Laufende Protokollierung aller Beschlüsse
- Dokumentation der Abstimmungsergebnisse
- Festhalten von Wortmeldungen (wenn gewünscht)
- Rechtssichere Formulierungen
6. Versammlungsende
- Zusammenfassung der gefassten Beschlüsse
- Dank an die Teilnehmer
- Hinweise zur weiteren Vorgehensweise
Phase 3: Nachbereitung (nach der Versammlung)
1. Protokollerstellung
- Fertigstellung des Protokolls
- Überprüfung auf Vollständigkeit und Korrektheit
- Professionelle Formatierung
2. Protokollversand
- Versand an alle Eigentümer
- Digital über das etg24-Portal
- Fristenhinweise für eventuelle Widersprüche
3. Beschlussumsetzung
- Umsetzung der gefassten Beschlüsse
- Beauftragung von Dienstleistern
- Einleitung beschlossener Maßnahmen
- Information der Eigentümer über Fortschritte
Hybride und digitale Eigentümerversammlungen
Seit der WEG-Reform 2020 sind digitale Eigentümerversammlungen gesetzlich anerkannt. Wir bieten Ihnen moderne hybride Formate:
Vorteile hybrider Versammlungen:
- Höhere Beteiligungsquote – Auch weiter entfernt wohnende Eigentümer können teilnehmen
- Flexibilität – Jeder wählt die für ihn passende Teilnahmeform
- Zeitersparnis – Keine langen Anfahrten
- Umweltfreundlich – Weniger Fahrten bedeuten weniger CO2
- Rechtssicher – Vollwertiges Stimm- und Rederecht für Online-Teilnehmer
- Aufzeichnung möglich – Bei Zustimmung kann die Versammlung aufgezeichnet werden
Technische Umsetzung:
- Professionelle Videokonferenz-Software
- Digitale Abstimmungstools
- Technischer Support während der Versammlung
- Anleitung für Teilnehmer vor der Versammlung
Rechtliche Anforderungen
Eine Eigentümerversammlung muss bestimmte rechtliche Voraussetzungen erfüllen, um gültige Beschlüsse fassen zu können:
Formale Anforderungen:
- Ordnungsgemäße Einladung – Mindestens 2 Wochen Frist (sofern nicht anders geregelt)
- Vollständige Tagesordnung – Alle zu behandelnden Punkte aufführen
- Beschlussfähigkeit – Mindestens 50% der Miteigentumsanteile anwesend
- Korrekte Stimmverteilung – Nach Miteigentumsanteilen
- Protokollierung – Rechtssichere Dokumentation aller Beschlüsse
Mehrheitserfordernisse:
- Einfache Mehrheit – Für die meisten Beschlüsse (über 50% der anwesenden Stimmen)
- Doppelt qualifizierte Mehrheit – Für bauliche Veränderungen (mehr als 2/3 der abgegebenen Stimmen und mehr als 50% aller Stimmen)
- Einstimmigkeit – Für Änderungen der Gemeinschaftsordnung (sofern nicht anders geregelt)
Wir kennen alle rechtlichen Anforderungen und sorgen dafür, dass Ihre Eigentümerversammlung rechtskonform durchgeführt wird.
Professionelle Moderation bei Konflikten
In jeder WEG kann es zu Meinungsverschiedenheiten kommen. Als erfahrene Versammlungsleiter wissen wir, wie man auch in schwierigen Situationen die Versammlung konstruktiv führt:
- Neutrale und faire Versammlungsleitung
- Deeskalation bei Konflikten
- Strukturierte Diskussionen
- Kompromissfindung
- Einhaltung der Tagesordnung
Häufig gestellte Fragen zu Eigentümerversammlungen
Wie oft muss eine Eigentümerversammlung stattfinden?
Mindestens einmal jährlich muss eine ordentliche Eigentümerversammlung stattfinden. Außerordentliche Versammlungen können jederzeit einberufen werden, wenn wichtige Gründe vorliegen.
Was passiert, wenn ich nicht teilnehmen kann?
Sie können einen anderen Eigentümer oder eine Drittperson bevollmächtigen, in Ihrem Namen teilzunehmen und abzustimmen. Die Vollmacht muss schriftlich erteilt werden.
Kann ich online teilnehmen?
Ja, wir bieten hybride Versammlungen an. Sie erhalten mit der Einladung die Zugangsdaten zur Online-Teilnahme.
Wie lange dauert eine Eigentümerversammlung?
Das hängt von der Tagesordnung ab. Üblich sind 1,5 bis 3 Stunden. Bei umfangreichen Themen kann es auch länger dauern.
Kann ich eigene Themen auf die Tagesordnung setzen?
Ja, Sie können Anträge zur Tagesordnung stellen. Diese müssen rechtzeitig vor der Versammlung beim Verwalter eingereicht werden.
Wann ist eine Versammlung beschlussfähig?
Grundsätzlich bei Anwesenheit von mindestens 50% der Miteigentumsanteile. In der Gemeinschaftsordnung kann aber auch eine andere Regelung getroffen sein.
Wie kann ich gegen einen Beschluss vorgehen?
Wenn Sie mit einem Beschluss nicht einverstanden sind, können Sie innerhalb eines Monats beim Amtsgericht Anfechtungsklage erheben. Wir beraten Sie dazu gerne.
Professionelle Organisation Ihrer Eigentümerversammlung
Sie benötigen einen erfahrenen Verwalter für die Organisation Ihrer Eigentümerversammlung? Kontaktieren Sie uns – wir sorgen für eine reibungslose und rechtssichere Durchführung.
E-Mail: kontakt@dieverwalterexperten.de
Büro: Porschestraße 67, 70736 Fellbach