Nebenkostenabrechnung – Transparent, korrekt und fristgerecht
Die Nebenkostenabrechnung ist für viele Mieter ein Buch mit sieben Siegeln. Wir erstellen für Vermieter rechtssichere, verständliche Abrechnungen, die Mietern zeigen, wofür sie zahlen – und die vor Gericht Bestand haben.
| Leistung | Beschreibung | Ihr Vorteil |
|---|---|---|
| Professionelle Beratung | Individuelle Beratung zu allen Verwaltungsfragen | Kompetente Unterstützung bei Entscheidungen |
| Digitales Portal | 24/7 Zugriff auf alle Dokumente über etg24 | Maximale Transparenz und Flexibilität |
| Persönlicher Service | Feste Ansprechpartner für Ihre Anliegen | Vertrauen durch persönlichen Kontakt |
Was sind Nebenkosten?
Nebenkosten (auch Betriebskosten genannt) sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.
Wichtig: Nicht alle Kosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt abschließend, welche Kosten umlagefähig sind.
Umlagefähige Nebenkosten nach § 2 BetrKV
1. Grundsteuer
Die von der Gemeinde erhobene Grundsteuer kann vollständig auf die Mieter umgelegt werden.
2. Wasserversorgung
- Wasserverbrauch (Kaltwasser)
- Grundgebühren
- Kosten für Wasserzähler (Miete, Wartung, Eichung)
- Kosten der Wasseraufbereitung
3. Entwässerung
- Gebühren für Abwasser
- Kosten der Betriebung einer eigenen Entwässerungsanlage
4. Heizung und Warmwasser
- Brennstoffkosten (Öl, Gas, etc.)
- Stromkosten für Heizungsanlage
- Wartung und Reinigung der Heizungsanlage
- Kosten der Verbrauchserfassung
- Bedienung, Überwachung und Pflege
- Kosten der Abgasmessung
5. Aufzug
- Stromkosten
- Wartung und Prüfung (TÜV)
- Betriebskosten
6. Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Gebühren für Straßenreinigung
- Gebühren für Müllabfuhr
- Kosten für Müllbehälter
7. Gebäudereinigung
- Reinigung von Gemeinschaftsflächen (Treppenhaus, Flure, etc.)
- Kosten für Reinigungsmittel
8. Gartenpflege
- Pflege von Grünanlagen
- Kosten für Gartengeräte
- Pflanzenschutz- und Düngemittel
9. Beleuchtung
- Stromkosten für Gemeinschaftsflächen
- Kosten für Leuchtmittel
10. Schornsteinreinigung
- Kosten für Schornsteinfeger
- Feuerstättenschau
11. Sach- und Haftpflichtversicherungen
- Gebäudeversicherung
- Haftpflichtversicherung
- Weitere Versicherungen (z.B. Öltankversicherung)
12. Hausmeister
- Lohn und Sozialabgaben
- Kosten für Materialien
- Kosten für Hausmeisterwohnung (wenn Vergütungsbestandteil)
13. Gemeinschaftsantenne / Kabelanschluss
- Grundgebühren
- Wartungskosten
14. Wascheinrichtungen
- Strom- und Wasserkosten
- Wartung von Gemeinschaftswaschmaschinen
15. Sonstige Betriebskosten
Weitere Kosten können nur dann umgelegt werden, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart sind.
Nicht umlagefähige Kosten
Folgende Kosten dürfen NICHT auf Mieter umgelegt werden:
- Instandhaltung und Instandsetzung – Reparaturen trägt der Vermieter
- Verwaltungskosten – Verwalterhonorar, Bankgebühren, Porto, etc.
- Rücklagen – Zuführung zur Instandhaltungsrücklage
- Rechtsanwaltskosten – Auch nicht für Inkasso säumiger Mieter
- Kontoführungsgebühren – Für das Vermieterkonto
- Grundbesitzerabgaben – Außer Grundsteuer
Verteilerschlüssel – So werden Kosten umgelegt
Die Nebenkosten müssen nach einem sachgerechten Verteilerschlüssel umgelegt werden:
Gängige Verteilerschlüssel:
- Nach Wohnfläche – Der häufigste Verteilerschlüssel (z.B. für Hausmeister, Gartenpflege)
- Nach Personenzahl – Z.B. für Müllbeseitigung, Wasser
- Nach Verbrauch – Für Heizung und Warmwasser (seit 2009 Pflicht, mindestens 50% verbrauchsabhängig)
- Nach Wohneinheiten – Z.B. für Versicherungen
- Nach Miteigentumsanteilen – In Eigentumswohnungen
Der Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag vereinbart sein. Fehlt eine Vereinbarung, gilt automatisch die Wohnfläche als Verteilerschlüssel.
Besonderheit: Heizkostenabrechnung
Die Heizkostenabrechnung unterliegt besonderen gesetzlichen Vorgaben (Heizkostenverordnung):
Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung
- Mindestens 50%, maximal 70% der Kosten müssen nach Verbrauch abgerechnet werden
- 30-50% dürfen nach Wohnfläche oder anderem Schlüssel umgelegt werden
- Verbrauchserfassungsgeräte sind Pflicht (Heizkostenverteiler, Wärmemengenzähler)
Ablesepflicht
- Ablesung muss einmal jährlich erfolgen
- Mieter muss Zugang zur Wohnung gewähren
- Termin muss angekündigt werden
Abrechnungsfrist
- 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums
- Bei verspäteter Abrechnung entfällt Nachzahlungsanspruch
So erstellen wir Ihre Nebenkostenabrechnung
1. Sammlung aller Belege
- Rechnungen aller Dienstleister
- Verbrauchsabrechnungen (Heizung, Wasser)
- Versicherungsbeiträge
- Steuerbescheide
2. Prüfung der Umlagefähigkeit
- Sind die Kosten nach BetrKV umlagefähig?
- Sind sie im Mietvertrag vereinbart?
- Sind sie angemessen?
3. Berechnung der Umlagen
- Anwendung der vereinbarten Verteilerschlüssel
- Berechnung des Anteils je Mietwohnung
- Gegenrechnung der Vorauszahlungen
- Ermittlung von Nach- oder Rückzahlung
4. Erstellung der Abrechnung
- Übersichtliche Darstellung aller Kosten
- Aufschlüsselung nach Kostenarten
- Beifügung der wichtigsten Belege
- Verständliche Formulierung
5. Versand an die Mieter
- Fristgerecht innerhalb von 12 Monaten
- Digital oder per Post
- Mit Zahlungsaufforderung (bei Nachzahlung)
Wichtige Fristen
Abrechnungszeitraum
Die Nebenkosten werden für einen Zeitraum von 12 Monaten abgerechnet. Üblich ist das Kalenderjahr (1.1.-31.12.), möglich ist aber auch ein abweichendes Wirtschaftsjahr.
Abrechnungsfrist
Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Bei verspäteter Abrechnung entfällt der Anspruch auf Nachzahlung!
Zahlungsfrist
Nachzahlungen sind grundsätzlich sofort fällig. Üblich ist eine Zahlungsfrist von 30 Tagen nach Zugang der Abrechnung.
Widerspruchsfrist
Mieter haben 12 Monate Zeit, Fehler in der Abrechnung zu beanstanden (seit 2022).
Häufige Fehler vermeiden
Viele Nebenkostenabrechnungen enthalten Fehler. Wir achten darauf, dass Ihre Abrechnung korrekt ist:
Häufige Fehlerquellen:
- Nicht umlagefähige Kosten – Z.B. Verwaltungskosten, Reparaturen
- Fehlender Verteilerschlüssel – Nicht im Mietvertrag vereinbart
- Falscher Abrechnungszeitraum – Kosten aus verschiedenen Jahren vermischt
- Fehlende Belege – Mieter hat Recht auf Belegeinsicht
- Rechenfehler – Bei der Umlage oder Gesamtsumme
- Falsche Wohnfläche – Berechnungsgrundlage ist ungenau
- Verspätete Zustellung – Nach Ablauf der 12-Monats-Frist
Durch unsere Erfahrung und sorgfältige Prüfung minimieren wir diese Fehlerquellen.
Ihre Vorteile bei unseren Nebenkostenabrechnungen
⚖️ Rechtssicher
Wir kennen die aktuelle Rechtsprechung und erstellen Abrechnungen, die vor Gericht Bestand haben.
⏰ Fristgerecht
Ihre Abrechnungen erhalten Sie rechtzeitig, sodass die 12-Monats-Frist eingehalten wird.
📋 Verständlich
Unsere Abrechnungen sind klar strukturiert und auch für Mieter nachvollziehbar – das reduziert Rückfragen und Streit.
✅ Vollständig
Alle umlagefähigen Kosten sind erfasst, alle wichtigen Belege beigefügt.
💰 Optimiert
Wir achten darauf, dass alle erlaubten Kosten umgelegt werden – für bestmögliche Rendite Ihrer Vermietung.
📞 Support
Bei Rückfragen von Mietern stehen wir Ihnen zur Seite und erläutern die Abrechnung.
Häufig gestellte Fragen zur Nebenkostenabrechnung
Was kostet die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung?
Die Kosten sind Teil unserer Mietverwaltungsleistung. Bei Einzelaufträgen erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot.
Was passiert, wenn die Abrechnung zu spät erstellt wird?
Bei verspäteter Abrechnung (mehr als 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums) entfällt der Anspruch auf Nachzahlung vom Mieter.
Muss ich meinem Mieter alle Belege schicken?
Nein, aber der Mieter hat ein Recht auf Belegeinsicht. Wir empfehlen, die wichtigsten Belege beizufügen und die anderen auf Anfrage zur Einsicht bereitzustellen.
Kann ich die Nebenkostenabrechnung auch selbst erstellen?
Ja, aber das Risiko für Fehler ist hoch. Fehlerhafte Abrechnungen können zu Zahlungsausfällen und Rechtsstreitigkeiten führen. Professionelle Erstellung lohnt sich.
Was ist, wenn der Mieter nicht zahlt?
Wir übernehmen das Mahnwesen für Sie und leiten bei Bedarf rechtliche Schritte ein.
Muss ich Heizkosten verbrauchsabhängig abrechnen?
Ja, die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass mindestens 50% der Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden müssen.
Korrekte Nebenkostenabrechnungen von Die Verwalterexperten
Sie möchten rechtssichere, verständliche Nebenkostenabrechnungen für Ihre Mieter? Kontaktieren Sie uns – wir übernehmen diese Aufgabe gerne für Sie.